W dniu 30 września 2015 r. Rada Miejska w Dębnie podjęła uchwałę w sprawie statutu gminy Dębno.
W § 27 ww. aktu Rada przyjęła zasadę, że zawiadomienie radnych o zwołaniu sesji powinno mieć miejsce na 7 dni przed terminem jej przeprowadzenia i będzie dokonywane poprzez umieszczenie na stronie BIP Urzędu Miejskiego w Dębnie w ww. terminie zawiadomienia o zwołaniu sesji z podaniem miejsca, daty i godziny jej rozpoczęcia wraz z porządkiem obrad oraz projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad. Natomiast, zawiadomienie w formie pisemnej będzie dokonywane jedynie w sytuacji, gdy informacja ta nie będzie mogła być zamieszczona na stronie BIP gminy lub gdy z wnioskiem o dokonanie tej czynności w formie pisemnej wystąpi radny.
W ocenie organu nadzoru cyt. unormowania w sposób istotny naruszają obowiązujące prawo i z tego względu nie mogą ostać się w obrocie prawnym.
Uzasadniając powyższe stanowisko wskazania wymaga, że zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym rada gminy obraduje na sesjach zwoływanych przez przewodniczącego w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał.
Przepis ten nie precyzuje, w jakiej formie zawiadomienie radnych o sesji rady gminy powinno być dokonane. Nie ulega wątpliwości, że może mieć formę pisemną, jednakże trafnie przyjmuje się w doktrynie i orzecznictwie, że nie jest to jedyna akceptowana forma. Zwołanie sesji może nastąpić w dowolnej formie, np. ustnie, telefonicznie, telegraficznie, a także przy wykorzystaniu poczty kurierskiej lub poczty elektronicznej, przy czym dotyczy to również realizacji obowiązku dołączenia porządku obrad wraz z projektami uchwał1. Istotne jednak jest, aby zawiadomienie o zwołaniu sesji zostało dokonane skutecznie, a zatem w taki sposób, by adresat zawiadomienia – radny otrzymał we właściwym czasie pewną i pełną informację w tym zakresie. Zawiadomienie zatem powinno polegać na takim przekazaniu informacji o zwołaniu sesji rady gminy przez zawiadamiającego konkretnemu adresatowi, aby również zawiadamiający miał pewność, że informacja ta dotarła w określonym terminie do radnego. Należy przy tym zwrócić uwagę, że to na zawiadamiającym spoczywa odpowiedzialność za skuteczność tego zawiadomienia.
Rozwiązanie przyjęte w § 27 ust. 2 uchwały polegające na umieszczeniu na stronie BIP Urzędu Miejskiego w Dębnie na 7 dni przed terminem zwołania sesji Rady, zawiadomienia z podaniem miejsca, daty i godziny jej rozpoczęcia wraz z porządkiem obrad oraz projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad, stwarza możliwość zapoznania się przez radnych z treścią zawiadomienia i załączonymi do niego dokumentami. Samo jednak stworzenie radnym takiej możliwości nie zapewnia (nie gwarantuje) skutecznego zawiadomienia o zwołaniu sesji. W takiej bowiem sytuacji to, czy zawiadomienie rzeczywiście nastąpi i czy nastąpi we właściwym czasie, zależeć będzie od radnego (czyli od podmiotu zawiadamianego), w szczególności od tego, czy radny wykona w odpowiednim terminie określone czynności w celu uzyskania informacji o sesji rady gminy. W tym przypadku to na radnego jako podmiot zawiadamiany zostanie przerzucona odpowiedzialność za skuteczność poinformowanie – od niego będzie zależało, czy skutecznie uzyska ww. informacje. W takiej sytuacji również zawiadamiający nie może mieć pewności, że ww. informacje dotarły we właściwym terminie do radnego.
Reasumując, przepis § 27 ust. 2 uchwały zobowiązuje radnych Rady Miejskiej w Dębnie do zapoznawania się z ogłoszeniami o sesji Rady opublikowanymi na stronie BIP Urzędu Miejskiego w Dębnie we własnym zakresie. Tym samym Rada zwolniła przewodniczącego Rady z ustawowego obowiązku zawiadamiania radnych o sesji, co w ocenie organu nadzoru w sposób istotny narusza art. 20 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.
(Rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody zachodniopomorskiego z 4 listopada 2015 r., nr NK-3.4131.300.2015.SA)
